آموزش پاوربی‌آی – اشتراک گذاری داشبورد

در بخش اول آموزش، دیدیم که دیوید یک مدیر بودجه در شرکت Contoso، اولین داشبورد خود را از روی داده‌های فروش ساخت. ولی ایجاد کردن یک داشبورد تنها نقطه شروعی برای تصمیم‌گیری‌های بودجه سال ۲۰۱۶ است. دیوید باید همکاران خود را در جریان این گزارش بگذارد و همچنین باید راه‌های اشتراک‌گذاری این گزارش‌ها را توسط Power BI بداند. در ضمن باید فیدبک‎هایی که از مدیران دیگر می‌گیرد را نیز جمع‌آوری کند. همین‌طور باید بداند که چگونه چه اطلاعات خاصی را با چه افراد خاصی به اشتراک بگذارد.

۱-۱- دعوت یک کاربر برای دیدن داشبورد

دیوید می‌خواهد داشبوردی را که ساخته با همکاری کارمندش وندی (Wendy) به اشتراک بگذارد. برای این کار در اکانت Power BI خود، داشبوردش را باز می‌کند و سپس مطابق شکل ‏۲‑۱ کلید Share را کلیک می‌کند.

پنجره اشتراک‌گذاری دارای دو قسمت است:

• Invite and share with: در این قسمت (شکل ‏۲‑۲) جایی است که باید یک ایمیل از کسی که می‌خواهید داده‌های را با او به اشتراک بگذارید وارد کنید.

• Access: در این قسمت (شکل ‏۲‑۳) در Dashboard Link یک URL برای داشبورد می‌بینید. اگر شما در مرحله قبل پیغامی را به دریافت‌کنندگان ارسال نکرده باشید، برای اینکه شخصی را که دعوت کرده‌اید مطلع نمایید، باید این URL را کپی کرده و برای وی ارسال کنید. همین‌طور در قسمت Access لیستی از کاربران را می‌بینید که قبلاً با آن‌ها داشبوردها را به اشتراک گذاشته‌اید.

ایمیلی که وندی دریافت می‌کند به‌صورت شکل ‏۲‑۴ است. اگر وندی روی لینک ارسال‌شده کلیک کند، چنانچه تابه‌حال اکانت Power BI نداشته باشد باید مثل دیوید برای خود یک اکانت ایجاد کند (به روالی که در بخش اول آموزش بیان شد). اگر هم از قبل اکانت داشته باشد، به داشبوردی که دیوید برای او فرستاده منتقل می‌شود.

حال وندی می‌تواند داشبوردی که دیوید فرستاده را ببیند. این داشبورد شامل گزارش‌ها، تصویرهای پین شده و غیره است. ابتدا وندی نمی‌تواند محتویات این داشبورد را تغییر دهد و فقط می‌تواند آن را بخواند. برای اینکه او این قابلیت را داشته باشد، دیوید باید از قبل یک فضای گروهی (Workspace) بسازد، که بعداً در همین فصل بدان اشاره خواهیم کرد. آیکونی که در شکل ‏۲‑۵ نشان داده‌شده است به وندی می‌گوید که او فقط می‌تواند داشبورد ارسال‌شده را بخواند.

۲-۱-۱- دعوت کاربران بیرون از سازمان

حال اگر دیوید بخواهد شخصی را که در سازمان او کار می‌کند دعوت به دیدن داشبوردش کند باید چه کند؟ برای پاسخ به یک مثال توجه کنید: هرچند Power BI برای اشتراک‌گذاری گزارش‌ها در یک سازمان طراحی شده است، اما می‌توانید با استفاده از Power BI برای افراد خارج از سازمان هم داشبوردها را ارسال کنید. راه‌هایی که Power BI یک “سازمان” را شناسایی می‌کند، به‌صورت زیر است:

• هر کاربر یک ایمیل از دامنه (domain) یک شرکت نیاز دارد.
• تمام کاربرانی که از یک دامنه استفاده می‌کنند، جزو یک سازمان به‌حساب می‌آیند. دامنه‌هایی مثل Hotmail.com یا Gmail.com پذیرفته نیستند.

بهتر است بدانید که مانند مراحل قبل شما می‌توانید برای افراد خارج از سازمان داشبوردهای خود را به اشتراک بگذارید. در این راستا اگر ایمیل خارج از دامنه سازمان خود وارد کنید، پیغامی مطابق شکل ‏۲‑۶ خواهید دید.

خیلی مهم است که تفاوت کاربر در سازمان (کاربران داخلی) و کاربر خارج از سازمان (کاربران خارجی) را بدانیم. در آخر اینکه شما می‌توانید از طریق وب هم گزارش‌ها خود را به اشتراک بگذارید. البته از این طریق نمی‌توانید داشبوردی را به اشتراک بگذارید. برای این کار از منوی فایل روی Publish To Web مطابق شکل ‏۲‑۷ کلیک کنید. دقت کنید که با این کار همه افراد به این صفحه دسترسی خواهند داشت و شما نمی‌توانید کنترل کنید که چه کسانی از آن دیدن کنند.

بعدازاینکه URL تولید شد، می‌توانید آن را برای هرکسی که خواستید ارسال نمایید.

۲-۱- ایجاد یک گروه Workspace

تا الآن دیدیم که دیوید داشبوردی را که ساخته بود برای وندی ارسال کرد. بر این اساس او باید تمام داشبوردهایی را که ساخته است تک‌تک برای وندی ارسال کند. حتی اگر او بخواهد داشبوردش را با دیگر افراد غیر از وندی به اشتراک بگذارد، مجبور است تمام کارهای فوق را یک‌یک دوباره، برای هر شخص جداگانه انجام دهد. خوشبختانه در Power BI می‌توان یک گروه تشکیل داد تا داشبوردها را به‌راحتی با افراد زیادی به اشتراک گذاشت. همین‌طور حق تغییر دادن داشبورد را به افراد خاص اعطا کرد. برای ساخت یک گروه باید نسخه Power BI Pro را داشته باشید. با نسخه رایگان آن نمی‌توانید گروه بسازید. برای ساخت گروه روی کلید بعلاوه در شکل ‏۲‑۸ کلیک کنید.

بعد از کلیک روی بعلاوه، جدول مطابق شکل ‏۲‑۹ باز می‌شود. در این جدول می‌توانید نام گروه (در اینجا budget2016)، نام افراد گروه و سطح دسترسی آن‌ها را تعیین کنید.

در اینجا می‌توانید تعیین کنید که آیا شخص فقط داشبورد را ببیند یا اینکه بتواند آن را تغییر هم بدهد. با توجه به شکل ‏۲‑۹، دیوید به وندی اجازه داده تا بتواند داشبورد را دست‌کاری کند. در این صورت وندی و دیوید گروه Workspace را به‌صورت شکل ‏۲‑۱۰ مشاهده خواهند کرد.

۳-۱- اشتراک‌گذاری توسط OneDive 

حال دیوید به دنبال راهی است که نه‌تنها گزارش‌ها و داشبوردها بلکه دیتاست ها را هم باهم گروهی‌هایش به اشتراک بگذارد. همین‌طور از داده‌هایی که توسط دیگر افراد تغییر داده می‌شوند نیز استفاده کند. در فصل ۱ دیدیم که دیوید فایل Excel را که از مدیر Country/region دریافت کرده بود را آپلود کرده است و از روی آن گزارش‌ها را تهیه نموده است. حال او می‌خواهد روشی پیدا کند که اگر کسی بتواند روی فایل Excel تغییری ایجاد کند گزارش‌ها و داشبوردها بر اساس آن به‌صورت خودکار تغییر کنند. برای این کار دیوید یک Worksheet جدید را در همان فایل Excel قبلی می‌سازد و داده‌هایی را مطابق شکل ‏۲‑۱۱ در آن کپی می‌کند.

حال دیوید می‌خواهد این Workbook را با دیگران به اشتراک بگذارد تا آن‌ها هم بتوانند تغییرات دلخواه را روی آن انجام دهند. که از بهترین روش‌ها برای انجام این کار استفاده از سرویس  OneDrive for Business  است. برای این کار روی کلید سمت چپ در بالای صفحه Power BI کلیک کنید و سپس گزینه OneDrive را انتخاب کنید.(مطابق شکل ‏۲‑۱۲)

در صفحه‌ای که باز می‌شود، دیوید می‌تواند فایل موردنظر خود(فایل Excel) را آپلود کند. این کار را مطابق شکل ‏۲‑۱۳ انجام می‌دهد.

بعد از آپلود دیوید تصویر شکل ‏۲‑۱۴ را می‌بیند، همین‌طور کلید Sync را مشاهده می‌کند. بعد از ایجاد تغییرات روی فایل Excel و فشردن Sync ، تمام تغییرات روی فایل آپلود شده اعمال می‌شود. تمام این دسترسی‌ها برای دیگر کاربران گروه نیز فراهم است. حال دیوید می‌تواند از روی فایل آپلود شده شروع به تهیه گزارش کند.

حال برای تهیه گزارش به Power BI برمی‌گردیم البته قسمت گزارش‌ها و داشبورد خالی هستند.( شکل ‏۲‑۱۵)

حال برای تهیه گزارش باید دقیقاً مطابق بخش اول آموزش اقدام کرد. البته در اینجا به‌جای انتخاب فایل از روی کامپیوتر، باید فایل به اشتراک گذاشته‌شده روی  OneDrive را مطابق شکل ‏۲‑۱۶ آدرس‌دهی کرد.

سپس مطابق شکل ‏۲‑۱۷، فایل موجود در OneDrive را انتخاب می‌کند.

مطابق شکل ‏۲‑۱۸ دو حالت برای انتخاب فایل Excel وجود دارد. اولین حالت برای زمانی است که بخواهید داده‌ها را به‌عنوان داده‌های خام آپلود کنید و حالت دوم برای آن است که علاوه بر داده‌ها می‌توانید گزارش‌هایی را که قبلاً در Excel تهیه کرده‌اید را نیز به‌عنوان گزارش آپلود کنید.

حال هرگاه یکی از اعضای گروه داده جدیدی را به فایل Excel  اضافه کند، این تغییرات به‌طور خودکار برای همه افراد گروه قابل‌مشاهده است. اکنون مانند قبل دیوید شروع به تهیه گزارش می‌کند. به‌طور مثال گزارشی مطابق شکل ‏۲‑۱۹ را می‌سازد.

دیوید گزارشی را که ساخته Save می‌کند. همین‌طور تصویرسازی‌ها را نیز برای تهیه داشبورد پین می‌کند و این گزارش‌ها و داشبورد را با وندی به اشتراک می‌گذارد. حال اگر وندی وارد OneDrive  شود و روی فایل Sales 2015 و  Budget 2016 کلیک کند می‌تواند محتویات فایل‌ها را مشاهده کند و همچنین مطابق شکل ‏۲‑۲۰  آن‌ها را اصلاح کند.

تغییرات ایجادشده مطابق شکل ‏۲‑۲۱ هستند.

حال وندی به داشبورد برمی‌گردد و مشاهده می‌کند تغییراتی که انجام داده در داشبورد به‌طور خودکار اعمال‌شده‌اند (شکل ‏۲‑۲۲).

۴-۱- مشاهده گزارش‌ها و داشبورد در موبایل

تمام افرادی که به Power BI  دسترسی دارند می‌توانند تمامی گزارش‌ها و داشبوردها را روی موبایل نیز مشاهده کنند. برای این کار نسخه‌های ویندوز، iOS و اندروید وجود دارند.

به موضوع دیوید برگردیم. فرض کنید که او می‌خواهد در جریان یک ملاقات از ویندوز۱۰ که روی تبلت وی نصب شده استفاده کند. در ضمن در اتاقی که او قرار است جلسه داشته باشد، دسترسی به اینترنتی خوبی ندارد فلذا او می‌تواند از قابلیت آفلاین بودن Power BI استفاده کند به‌طوری‌که تمامی گزارش‌ها، داشبوردها و دیتاست ها را به‌صورت آفلاین طبق آخرین بروز رسانی روی تبلت مشاهده کند. شکل ‏۲‑۲۳ نمایی از گزارش‌ها را روی ویندوز۱۰ تبلت دیوید نشان می‌دهد که بسیار شبیه نسخه آنلاین Power BI  است.

ممکن است شما برای استفاده از Power BI  از دستگاه‌های دیگر نیز استفاده کنید. شکل ‏۲‑۲۴ نمایی از گزارش‌ها را روی یک iPad نمایش می‌دهد. در iPad می‌توانید روی نمودارها زوم کنید تا بهتر از جزئیات آگاه شوید. شکل ‏۲‑۲۵ نمایی نزدیک‌تر از شکل ‏۲‑۲۴ را نشان می‌دهد.

نمایش گزارش در دستگاه‌های اندروید کمی متفاوت است و شما می‌توانید مثل iOS روی آن‌ها زوم هم انجام دهید. شکل ‏۲‑۲۶ یک نمونه را نشان می‌دهد و شکل ‏۲‑۲۷ نیز نمای نزدیک آن را به تصویر می‌کشد.

همین‌طور اگر بخواهید داده‌هایی را در فایل Excel وارد کنید می‌توانید از نسخه‌های موبایل Excel استفاده کنید. این کار خیلی بهتر از استفاده از نسخه آنلاینExcel  است. شکل ‏۲‑۲۸، Workbook  مربوط به Sales 2015 را در یک موبایل اندروید نشان می‌دهد.

نسخه‌های دیگر Power BI  روی دستگاه‌های دیگر امکانات متفاوتی را برای کاربر فراهم می‌کنند که البته در اینجا هدف ارائه این امکانات و تفاوت‌ها نیست و پیشنهاد می‌شود شما به فراخور نیاز خود، خودتان اپلیکیشن مربوطه را امتحان کنید.

۵-۱- نتیجه‌‏گیری

در این آموزش مشاهده کردید که چگونه گزارش‌ها، داشبوردها و داده‌های خام را با دیگران در یک سازمان به اشتراک بگذارید.

• شما می‌توانید افرادی را در سازمان خود به دیدن داشبورد و گزارش‌های مربوط به آن دعوت کنید.
• برای اشخاصی که خارج از سازمان هستند باید یک اکانت اجاره‌ای بسازید.
• می‌توانید گزارش‌ها را روی وب هم منتشر کنید، البته در این صورت همه به آن دسترسی خواهند داشت پس نباید داده‌های محرمانه و خصوصی سازمان را روی وب بگذارید.
• می‌توانید در سازمان یک گروه برای اشتراک‌گذاری گزارش‌ها، داشبوردها و داده‌ها بسازید.
• می‌توانید برای چنین گروهی یک دسترسی به OneDrive for Business  فراهم کنید تا هر شخص بتواند داده‌ها را مستقیماً وارد کند و به‌تناسب آن گزارش‌های مربوطه به‌طور خودکار بروز شوند.
• می‌توانید داشبوردها و گزارش‌ها را با استفاده از اپلیکیشن‎های موبایل Power BI مشاهده کنید. این کار بسیار مناسب‌تر از این است که از نسخه آنلاین استفاده کنید. چراکه اپلیکیشن ها برای صفحات کوچک‌تر نمایش مناسب‌تر هستند. در ضمن قابلیت نمایش را در حالت آفلاین را نیز دارند.