آموزش پاوربی آی – بخش اول

مقدمه

آموزش پیش‌رو، که پایان نامه سرکار خانم سمیرا خالقی با دکتر جوادی مقدم در دانشگاه بزرگمهر قائنات است، به صورت پی‌دی‌اف در بخش کتابخانه سایت موجود است اما با توجه به اینکه متن ورد مقاله را در اختیار داشتم، برای راحتی علاقه‌مندان تصمیم به بازنشر آن در قالب مجموعه مقالات آموزشی شدم. توصیه می‌کنم ابتدا آموزش دو قسمتی تحلیل مسابقات جام جهانی برزیل را مطالعه کنید و سپس این مجموعه آموزش را دنبال نمایید. کتاب لاتینی هم که مبنای ترجمه و تهیه پایان نامه قرار گرفته است، جزء کتابهای چاپ مایکروسافت است با نام Introducing Microsoft Power BI که به صورت رایگان قابل دانلود می باشد

شرکت مایکروسافت در سال ۲۰۰۹ ایده‌ی تهیه گزارش‌های کاری هوشمندانه Self-service Business Intelligence (Bi)  را مطرح کرد که منجر به انتشار نرم‌افزار Power BI برای Microsoft Excel در سال ۲۰۱۰ شد. این نرم‌افزار برای مدت زیادی برای کاربران ناشناخته بود و این باعث تعجب و شگفتی کارمندان مایکروسافت شده بود و کاربران از این نرم‌افزار بیشتر برای یک برآورد ساده از داده‌ها استفاده کردند. بنابراین مهندسان ماکروسافت بر آن شدند که نرم‌افزاری را تهیه کنند که علاوه بر تهیه گزارش‌ها و بصری سازی داده‌ها امکان share  کردن داده‌ها را هم داشته باشد و این منجر به انتشار اولین نسخه از Power BI شد که البته هنوز در حال پیشرفت است.

بعد از دریافت بازخورد فراوان از طرف کاربران Power BI، نرم‌افزار Power BI رفته‌رفته رفع نقص شد و بهبود پیدا کرد. در حال حاضر Power BI را می‌توان به‌عنوان یک افزونه به Excel هم اضافه کرد.در ضمن نرم‌افزار Power BI به‌طور مجزا هم بدون Excel هم قابل‌اجرا کردن است. این نسخه از نرم‌افزار Pow er BI  خود قابلیت به اشتراک‌گذاری گزارش‌ها را دارد و نیاز به نرم‌افزار جداگانه‌ای نیست. در ضمن امکاناتی چون بارگذاری کردن داده‌ها از سورس‏های ابری مختلف، گسترش گزارش‌ها به‌صورت آنلاین، share کردن آن‌ها و بروز رسانی داده‌ها مجهز است. ناگهان بعد از گذشت چند ماه Power BI ابزاری همه‌گیر در کنفرانس‌ها، بحث‌ها و درس‌ها بود. افرادی که Power BI را تجربه کردند قطعاً توصیه می‌کنند که کار با این نرم‌افزار را یاد بگیرید.

در این آموزش برای معرفی Power BI از مثال‌هایی استفاده خواهد شد، این مثال‌ها در مورد دیوید می‌باشد. او یک مدیر بودجه در شرکت Contoso است. این شرکت تولیدات الکترونیکی را در سطح جهان در چندین خرده‌فروشی وب‌سایت به فروش می‌رساند. در این شرکت، مدیرها مسئول تهیه  نمودارها و شکل‌ها در مورد بودجه‌هایی که در کشورها و مناطق مختلف صرف می‌شود هستند، بنابراین دیوید هم موظف به تهیه چنین گزارش‌هایی برای رئیس خود است و او این کار را با  Power BI انجام خواهد داد. اجازه دهید کار کردن با Power BI را پله‌پله دنبال کنیم.

شروع به کار

قبل از ادامه مسیر، از سایت اصلی کتاب ، داده های مورد نیاز برای انجام تمرینات را دانلود کنید.

دیوید از بخش IT یک گزارش Excel محتوی فروش در سه سال گذشته، بر اساس کشور/ ناحیه، برند و ماه دریافت کرده است. فروش در Conoso به‌شدت وابسته به برند اجناس است، بنابراین خیلی از برندها فروش فصلی دارند که دیوید باید این را هم لحاظ کند، شکل ‏۱‑۱ یک نمونه از فایل خام Excel که دیوید برای برنامه‌ریزی‌های بودجه از آن استفاده می‌کند. یک قسمت کوچک از این داده‌ها که برحسب جدول Excel است ، نشان می‌دهد.

دیوید برای گزارش‌هایی که قرار است ارائه دهد،از نرم‌افزار Power BI ورژن ۲۰۱۵ استفاده می‌کند و می‌تواند این گزارش‌ها را با نرم‌افزار با بقیه به اشتراک بگذارد. بنابراین وارد وب‌سایت www. Power BI.com می‌شود و با صفحه خوش‌آمد گویی شکل ‏۱‑۲ صفحه خوشامدگویی Power BI مواجه می‌شود.

برای شروع روی get started free کلیک می‌کند و به او پیشنهاد می‌شود که آیا می‌خواهد از Power BI دیسکتاپ برای ویندوز استفاده کند یا فقط Power BI. شکل ‏۱‑۳ تصویر مربوطه را نشان می‌دهد. فرق چندانی بین Power BIدیسکتاپ و Power BI وجود ندارد. در واقع اولی را می‌توان روی سیستم اجرا کرد و دومی تحت وب اجرا می‌شود و تقریباً امکانات هر دو یکسان است.

دیوید انتخاب می‌کند که فقط با Power BI کار کند. او روی sing up یا ایجاد یک حساب کاربری کلیک می‌کند تا وارد بخش بعدی شود :

در نرم‌افزار Power BI شما احتیاج دارید که ابتدا یک حساب کاربری بسازید که این کار را می‌توانید با یکEmail  انجام دهید. پس از طی مراحل sing up برای ورود به برنامه گزینه  sing in را انتخاب کنید. در این مرحله  با شکل صفحه شکل ‏۱‑۵ روبه‌رو می‌شوید .

۱-۱-  آپلود کردن داده‌ها در Power BI

دیوید می‌خواهد یک فایلExcel  را در Power BI آپلود کند. این فایل روی هارد لب تاپ او ذخیره است. بنابراین روی کلید get در شکل ‏۱‑۵ کلیک می‌کند و شکل ‏۱‑۶ ظاهر می‌شود و به او پیشنهاد انتخاب‌های گوناگون برای آپلود داده‌ها را می‌دهد.

ازآنجاکه دیوید فایل Sales.xlsx را روی لب تاپ خود دارد، گزینه load file را انتخاب می‌کند. پس از انتخاب فایل مربوطه، داده‌ها در Power BI پس از چند ثانیه آپلود می‌شود. شکل ‏۱‑۷، نتیجه را نشان می‌دهد.

قبل از هر کاری ابتدا در مورد آیتم‌های شکل ‏۱‑۷ توضیح می‌دهیم. در صفحه سمت چپ با نام My workspace  چندین گزینه وجود دارد :

• Dashboards : در اینجا همه داشبوردهایی که ساخته‌اید نشان داده می‌شود. پس از آپلود کردن فایل workbook، خود Power BI یک داشبورد با نام همان workbook تولید می‌کند.
• Reports : در اینجا گزارش‌های مربوط به داده‌های آپلود شده را می‌بینید. فعلاً در شکل ‏۱‑۷هیچ گزارشی را نمی‌بینید، بعداً با مراحل تولید گزارش آشنا خواهید شد.
• Datasets : در اینجا تمام داده‌هایی که در Power BI آپلود کرده‌اید دیده می‌شود.

در شکل ‏۱‑۷ چون هنوز دیوید گزارشی تهیه نکرده است، قسمت داشبورد هنوز خالی است و فقط فریم Ask A Question در مورد Sales.xlsx دیده می‌شود که نشان می‌دهد این داشبورد به یک داده Excel متصل است.

۱-۲- تعریف پرسش و پاسخ به زبان طبیعی

در Power BI امکان پرسش و پاسخ در مورد داده‌ها به زبان ساده انگلیسی وجود دارد و نیاز به استفاده از زبان مخصوصی نیست. این ویژگی natural-language queries نام دارد. برای مثال در جعبه سؤال تایپ می‌کنیم : show sales 2015 by brand ، Power BI پاسخ شکل ‏۱‑۸ را ارائه می‌دهد. در این شکل برندها به ترتیب حروف الفبا نشان داده ‌شده‌اند. اندازه طول بارها در آن متناسب با میزان فروش برند موردنظر در سال ۲۰۱۵ است.

قسمت پرسش و پاسخ نه‌تنها پاسخگوی سؤال دیوید است بلکه چند سؤال دیگر مربوط به سؤال وی را پیشنهاد می‌کند. روی هر سؤال یک علامت ‘pin’ هم وجود دارد و این امکان را فراهم می‌سازد که یک سؤال را به داشبورد پین کنیم تا هر زمان که وارد داشبورد می‌شویم این سؤال را مشاهده کنیم. شکل ‏۱‑۹یک پاسخ پین شده را نشان می‌دهد.

شکل ‏۱‑۱۰ نیز یک پاسخ پین شده در داشبورد را نشان می‌دهد. پس یک راه آنالیز داده در Power BI ، قسمت پرسش و پاسخ آن است.

۱-۳- نگاه اجمالی

یک ویژگی ارزشمند در Power BI قسمت Quick Insight یا همان نگاه اجمالی است. در این قسمت می‌توان از چارت‌های موردعلاقه برای تهیه گزارش داده‌ها استفاده کرد. برای فعال‌سازی این قسمت، روی دایره سمت راست دیتاست (نشان داده‌شده در شکل ‏۱‑۱۱) کلیک کنید سپس Quick Insight را کلیک کنید. از منوی ظاهرشده می‌توان برای تغییر چارت‌ها استفاده کرد.

در ضمن یک داشبورد می‌تواند شامل تعداد زیادی از چارت‌های مختلف باشد. شکل ‏۱‑۱۲ یک نمونه از داده‌های دیوید را نشان می‌دهد.

۱-۴- تعریف گزارش

فرض کنید دیوید بخواهد به‌صورت دستی گزارش‌های دلخواه خود را تهیه کند. برای تهیه گزارش، در قسمت Dataset، روی یک دیتاست کلیک کنید. در اینجا Power BI ، مطابق شکل ‏۱‑۱۳، یک گزارش خالی را باز می‌کند.

در قسمت چپ شکل با گزینه‌های استاندارد Power BI روبه‌رو هستیم. در وسط شکل نیز قسمتی وجود دارد که شما می‌توانید گزارش‌ها را در آن بسازید. در قسمت راست هم دو سنجش وجود دارد: Visualization و Field. در قسمت Visualization تمامی حالت‌های ممکن بصری سازی را نشان می‌دهد و در قسمت Field، تمامی فیلدهای داده‌ها نشان داده می‌شود. شکل ‏۱‑۱۴هم نمای بزرگ‌شده‌ای از فیلد داده‌های دیوید را به تصویر می‌کشد.

برای تهیه گزارش، یک فیلد را انتخاب کنید. به‌عنوان مثال در شکل ‏۱‑۱۳، دیوید روی Brand و بعد روی Sales 2015 کلیک می‌کند.گزارش مربوطه درشکل ‏۱‑۱۵ نشان داده‌شده است.

شکل ‏۱ ۱۶، داده‌های مربوط به Sales 2015 را بر اساس Brand ، به‌صورت چارت نشان می‌دهد.

همچنین می‌توان داده‌ها را روی نقشه هم نشان داد. برای مثال، دیوید روی قسمت CountryRegion وSales 2015 کلیک کرده و آیتم نقشه را انتخاب می‌کند. شکل ‏۱‑۱۷این مثال را نشان می‌دهد.

۱-۵-  تعامل‌های بصری

این ویژگی بسیار شبیه به چیزی است که دیوید می‌تواند در Excel تهیه کند. البته تفاوت‌هایی بین گزارش‌هایی که با Excel و Power BI  تهیه می‌شود، وجود دارد. در ادامه این پایان‌نامه این تفاوت‌ها را مفصل بررسی می‌کنم، اما در حال حاضر به تعامل ذاتی در گزارش‌های Power BI خواهیم پرداخت.

در شکل ‏۱‑۱۸ روی ستونGermany  کلیک کنید. با این کار چارت‌ها فقط در رابطه با Germany در برندهای مختلف نشان داده می‌شود. شکل ‏۱‑۱۹این شکل را نشان می‌دهد.

گفتنی است که تمامی تصویرسازی‌ها به‌صورت یک فیلتر عمل می‌کند. این فیلترها با یک کلیک ساده روی چارت‌ها ممکن است. این ویژگی به‌عنوان تعامل بصری (visual intraction) شناخته می‌شود. برای فیلترسازی روی جعبه بالای report  روی visual Interaction کلیک کنید. شکل ‏۱‑۲۰ این کار را به تصویر کشیده است.

هرگاه تعامل بصری را روشن می‌کنید، روی هر چارت نوعی از آیکون‌ها ظاهر می‌شوند. هرکدام از چارت‌ها را که انتخاب کنیم (برند Sales 2015) آیکون استاندارد خواهد بود، درحالی‌که دیگر چارت‌ها (Sales 2015 با کشور و منطقه) سه آیکون را نشان می‌دهند که می‌توانید انتخاب کنید:

• گزینه اول، تعامل فیلترینگ است. وقتی این گزینه را انتخاب می‌کنید، فیلترینگ چارت انتخاب‌شده دقیقاً روی چارت مقصد کپی می‌شود.
• گزینه دوم، تعامل Pie چارت است، که در واقع میزان مشارکت را نشان می‌دهد.
• گزینه سوم، هم بدین معناست که هیچ تعامل فیلتری صورت نگیرد.

به‌عنوان مثال شما می‌توانید یک تعامل فیلترینگ از میزان فروش با برند فروش، منطقه و کشور را انتخاب کنید. شکل ‏۱‑۲۱ این مثال را نشان می‌دهد. حال اگر در گزارش روی برند کلیک کنید، می‌بینید که کدام کشور/ منطقه بیشترین فروش را داشته است.

۱-۶- چینش گزارش‌ها

بعدازاینکه دیوید گزارشی از تحلیل‌های شرکتش تهیه کرد، حال می‌خواهد آن را با دیگران به اشتراک بگذارد. آیا او باید یک اسکرین شات از صفحه گزارش‌ها بگیرد و عکس آن را برای همکارانش ایمیل کند؟ نرم‌افزار Power BI  چه ابزاری برای به اشتراک‌گذاری و زیباسازی گزارش‌ها دارد؟Power BI  این امکان را به کاربر می‌دهد تا شکل‌ها، نوشته‌ها و تصاویر را به گزارش‌های خود اضافه کند تا خواندن و درک آن برای دیگران راحت‌تر باشد، شکل ‏۱‑۲۲ یک نمونه از این زیباسازی گزارش‌ها را نشان می‌دهد.

برای افزودن متن به گزارش، روی Text Box کلیک کرده و سپس در پنجره ظاهرشده شروع به تایپ می‌کند. برای افزودن فلش در بالای قسمت وسطی کلیک کرده و فلش ظاهرشده را در جایی که مدنظر است قرار دهید. هرگاه متن و یا فلشی را به گزارش‌ها اضافه می‌کنید، می‌توانید روی object در قسمت مرکزی کلیک کنید و ویژگی‌های آن از قبیل رنگ، اندازه و… را تغییر دهید. شکل ‏۱‑۲۳ را ببینید.

دقت کنید که فیلترهایی که در گزارش‌ها قرار دادیم، به‌طور دائم در گزارش‌ها باقی نمی‌مانند و با ورود دوباره به برنامه از بین می‌روند، بنابراین فلش‌ها ابزار مناسبی هستند تا نشان دهند فیلترها را در چه مکانی قرار دهیم. البته در آخر این فصل نشان خواهیم داد که چگونه فیلترها را دائمی کنیم.

۱-۷-  ذخیره‌سازی گزارش‌ها

حال دیوید می‌خواهد گزارش‌ها را ذخیره کند. برای این کار در قسمت File  روی save کلیک کنید (شکل ‏۱‑۲۴) و سپس یک اسم برای گزارش بگذارید و آن را ذخیره کنید. دیوید اسم فایل خود را Northwind Trades می‌گذارد.

پس از ذخیره‌سازی گزارش می‌توانید آن را در قسمت workspace ببینید و هر زمان که لازم باشد آن را فراخوانی  کنید. وقتی یک گزارش save  شده را باز می‌کنید، فقط می‌توانید آن را بخوانید. برای اینکه بتوانید آن را تغییر دهید، باید روی Edit Report کلیک کنید. شکل ‏۱‑۲۵ این کار را نشان می‌دهد.

۱-۸- پین کردن گزارش

هرگاه یک گزارش save  شده را در مد read-only باز می‌کنید، نرم‌افزار گزینه‌های : ذخیره‌سازی گزارش با نام دیگر، ویرایش یا پرینت گزارش یا استفاده از ابزار بصری سازی دیگر را پیشنهاد می‌دهد. ولی یکی از گزینه‌های مهم، گزینه Pin live page است (شکل ‏۱‑۲۶).

چه تفاوتی بین پین کردن یک تصویر و پین کردن تمام گزارش وجود دارد؟

وقتی یک تصویر را پین می‌کنید، Power BI  آن را هم همان‌طور که هست ذخیره می‌کند، ولی تصویر دیگر هیچ ارتباطی با بقیه داشبورد ندارد. این یک ویژگی مطلوب است، چون داشبورد برای تعامل بین گزارش‌ها نیست. بااین‌حال، گاهی ممکن است بخواهید تعامل بین محتوای داشبورد خود برقرار کنید، برای این کار، باید یک گزارش تهیه کنید و همه آن را به‌عنوان یک صفحه live پین کنید. در این صورت تصویرهای گزارش باهم در تعامل خواهند بود، درحالی‌که فیلتر کردن آن‌ها هیچ تأثیری روی دیگر تصویرها ندارد.

۱-۹- بروز رسانی workbook بودجه

تابه‌حال دیوید مهارت‌های پایه‌ای Power BI  را یاد گرفته و درنهایت می‌خواهد گزارش‌ها را با مدیریت به اشتراک بگذارد. اما او نگران است که اگر گزارش را به اشتراک بگذارد، چطور می‌تواند آن را برای مدیران بروز رسانی کند، مثلاً یک شکل تازه را اضافه کند. در حقیقت راه‌های زیادی برای بروز رسانی داده‌ها در Power BI  وجود دارد. دیوید در حال حاضر یک workbook در لب تاب خود دارد که با آنچه قبلاً آپلود کرده متفاوت است. یکی از راه‌ها این است که دیوید فایل جدید را آپلود کند. دیوید این کار را انجام می‌دهد ولی با هشدار شکل ‏۱‑۲۷ مواجه می‌شود.

البته تمام فایل موجود در لب تاب او با فایل آپلودشده متفاوت نیست، فقط یک تفاوت کوچک دارند. اما به‌هرحال دیوید روی Replace it  کلیک می‌کند. البته نکته جالب این است که با جایگزینی فایل جدید، گزارش‌ها و داشبوردها به همان شکل قبلی باقی می‌مانند. حال که داده‌های جدید، به‌طور مثال یک ستون اضافه دارند، دیوید می‌تواند گزارش‌های جدیدی را مربوط به این داده‌های جدید تهیه کند.

۱-۱۰-  فیلتر کردن گزارش

تابه‌حال با مفهوم فیلتر کردن که برای برقراری تعامل بین بخش‌های گزارش استفاده می‌شود، آشنا شدیم. البته این تعامل‌های بصری محدودیت‌هایی هم دارند:

• فیلترها روی گزارش‌ها save نمی‌شوند.
• فیلترها در گزارش‌ها قابل‌مشاهده هستند، شاید بخواهید ارتباط‌ها به چشم کاربر نیایند.

بر این اساس، Power BI نوعی دیگر از فیلتر کردن را پیشنهاد می‌دهد که فیلترینگ استاندارد (در مقابل فیلترینگ بصری) نام دارد. این فیلترینگ را می‌توان به سه لایه متفاوت اعمال کرد:

• فیلترهای visual-level : این نوع فیلترها روی یک‌یک تصویرها کار می‌کنند. این فیلترها هم می‌توانند داده و هم محاسبات را فیلتر کنند.
• فیلترهای Page-level : این فیلدها روی صفحه‌های گزارش اعمال می‌شوند. صفحه‌های متفاوت در یک گزارش می‌توانند فیلترهای Page-level متفاوت داشته باشند.
• فیلترهای Report-level : این فیلترها روی تمام صفحات و تصویرهای گزارش اعمال می‌شوند. شما می‌توانید تمام این فیلترها را در قسمت Filter در بخش تصویر اعمال کنید، شکل ‏۱‑۲۸ گزارش دیوید را نشان می‌دهد که از هر سه این فیلترها استفاده کرده است.

فیلترهای سطح page  و report  مثل هم عمل می‌کنند، از سویی فیلترهای سطح تصویر، ویژگی‌های اضافه‌ای هم دارند :

آن‌ها می‌توانند هردوی داده‌ها و متریک مربوطه را روی چارت‌ها فیلتر کنند. به‌عنوان مثال می‌توانید چارت بالا در سمت راست را طوری تنظیم کنید که مقدار بودجه‌ی بالاتر از ۵۰۰۰۰ را نشان دهد. شکل ‏۱‑۲۹ نتیجه این کار را نشان می‌دهد. در ضمن تمامی فیلترها به‌عنوان یک جز از گزارش ذخیره می‌شوند و به‌هیچ‌وجه نشان داده نمی‌شوند.

۱-۱۱- نتیجه‎گیری

بعدازاین مرور بر Power BI  ، وقت آن است که ببینیم تا الآن چه چیزی یاد گرفته‌ایم :

• Power BI یک سرویس است که ابزاری برای آنالیز داده و بصری سازی آن ارائه می‌دهد.
• برای تولید داشبورد، ابتدا باید دیتاست، سپس گزارش و بعد داشبورد را داشته باشید. دیتاست منبع داده است ، گزارش برای بصری سازی داده است و داشبورد مجموعه‌ای از بصری سازی‌ها و یا گزارش‌ها است.
• تصویرسازی را می‌توان در قالب natural-language queries، Quick Insight یک گزارش کامل تهیه کرد.
• می‌توان در گزارش‌ها، متن ، عکس، شکل و غیره اضافه کرد.
• تصویرها در داشبورد باهم هیچ تعاملی ندارند. تعامل‌ها بین تصویرها در گزارش وجود دارند. اگر در داشبورد تعامل لازم دارید می‌توانید یک گزارش را به‌عنوان یک صفحه live در داشبورد پین کنید.
• می‌توانید داده‌ها را از طرق مختلف در Power BI آپلود کنید. تابه‌حال دیوید از روش آپلود کردن Excel workbook استفاده کرده است. راه‎های دیگر را در ادامه خواهیم یافت.
• با آپلود کردن نسخه جدید workbook، می‌توانید داده‌هایتان را بروز کنید. اما روش‌های بهتر را در فصل ۲ خواهید یافت.
• می‌توانید فیلترها را با فیلترهای تصویری (visual filters) اعمال کنید. برای این کار، فیلترهای سطح Page  و report وجود دارد. این فیلتر به‌عنوان جزئی از گزارش ذخیره می‌شوند، درحالی‌که فیلترهای visual ذخیره نمی‌شوند.